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催款函如何写


发表日期:2018-9-5    作者:法务部


催款函是一种催交款项的文书,是交款单位或个人在超过规定期限,未按时交付款项时使用的通知书。在集团公司及子公司经营过程中,难免会有欠款情况的发生,这时候就会用到催款函。催款函属于一种常用的文书,业务人员应具备初步拟写催款函的能力,催款函该如何拟写呢,笔者通过下文做简要介绍。

1.催款函的形式

(1)便函式:以信函的形式写作。

(2)表格式:人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格,使用时直接填写即可。

2.催款函的作用

(1)查询:催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因,沟通信息,以便采取相应的对策和措施。

(2)催收:通过催款函可以追回拖欠款,尽可能避免或减少经济损失。

(3)凭证:如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失,催款函可以起到记载凭证作用,即当催款方在向有关方面提出追究对方的经济责任时,催款函可以作为一种有力的凭证。因此业务单位在发送催款函时一般应该要求对方进行签收,必要时,可以通过EMS发送,留取寄送证据,并严格保存签收原件。

3.催款函的具体内容

催款函主要包括以下内容:

(1)债务人的称呼。如债务人姓名,单位负责人,法定代表人的姓名、职务,法人名称或者组织机构的名称。注意在描述称呼时应写明全称,必要时添加特定身份信息。

(2)催款或索债的事实和原由。如债权债务关系的基本情况或法律依据,债务人拖欠债款拒绝履行义务的事实根据。

(3)债权人据以讨债的法定理由。如相关债权债务的票据、合同编号等。

(4)具体要求。如债务人应当履行义务的时间、期限和方式,债务人应当支付的具体款项和金额(包括货款数量、违约金或者银行利息等),债务人对催款函的答复期限。

(5)债权人单位的相关信息。如单位开户行、账号、开户名称以及负责人签名、发函日期、单位签章等。

 

催款函举例示范如下:                    

催款通知单

XXX公司:   

你单位XXXX 年 X月X日向我厂订购XXX,数量xx件,单价XXX 元,货款总金额XXX 元,发票号为XXX。根据供货合同,该货款应在XXXX 年 X月X日结清,但是至XXXX 年 X月X日尚未支付给我公司,影响了我公司资金周转。接到本通知后,请即结算,逾期按银行同期贷款利率加收X%的罚金。如有特殊情况,望及时和我公司财务部XXX 联系。

公司地址:

电话:

开户银行:

开户名称:

账号:

                                                          

                     XXX(盖章)

XXXX 年 X月  X  日

 

4.催款函的书写原则

虽说催款函只是一封信件,但是它却关系到你的回款能否顺利收回。如果运用不当,非但达不到催收款的目的,恐怕还会影响欠款的顺利回收,甚至与客户的正常交往。所以,催款函的书写是一门艺术。要使催款函有效地帮助你达到收款的目的,就要在书写时符合以下原则:

(1)详细写出收信人联系姓名及地址。收信人的街道名称、门牌号码、单位全称一定要准确而具体。收信人要具体到个人,写清其职位、全称。像王经理、李主任等,此类称呼并不好,虽然表示尊重,但是有时候却给了欠款人可乘之机,他们往往会说:“我是王经理,可是我没有收到你们的催款信。我们这里有好几个王经理,信可能被送到别的王经理那里去了。”所以,书写收信人名称时应当具体为“王成功经理”“李自强主任等。

(2)明确债权债务。在信函中应当将双方的债权债务关系及其法律依据、收款人据以收款的法定理由等写清楚,欠款人拖欠债款或拒绝履行义务的事实根据也要清楚。要求支付的欠款金额写在信函的突出位置,一位于信函第一行,表述一定要清楚。

(3)催款函内容容易阅读理解。语言要简明、直接,尽量少用客套话,最好一开始就直奔主题,开门见山地把问题提出来,信中多使用简明的语句,遇到行业术语时应标出注解。整个信件注意使用简短的句子,段落简洁,在不失主题的情况下使人容易阅读和理解。

(4)催款函要使用文明谨慎的措辞。催款人书写信函的时候用语要文明礼貌,不要有脏话、黑话,不要有对欠款人进行人身攻击的话。要从长远合作的角度考虑,用词要谨慎,要就事论事,不能一概而论。

(5)催款函语气要坚定。信函中的措辞要坚决,一定要明确地表明己方的目的,使对方知道,如果不能及时付款将要承担责任。这时要尽量使用规范的用语,不要用一些威胁性的话逼迫欠款人。通常说来,第一次催款函必须说明打电话的日期和客户作出的付款承诺以及客户在某日期前不能付款时公司会采取的措施。如果第一封信函仍没有回应,第二封信函应比第一封更为急迫,使对方感到延迟付款的严重性。如果仍无消息,公司的第三封信应发出最后通牒,口气可更为严厉一些。

(6)提出具体要求。催款人应当在信函中注明欠款人给予答复的期限,欠款人应偿还的具体金额,包括违约金、利息欠款支付方式及最后期限等。当然,催款函的内容可依具体情况有所增删。例如,当催款人向故意拖欠债务的当事人发送催款函时,可加上欠款人逾期未偿付欠款,应承担相应的法律后果或催款人将采取法律手段收回欠款等内容,以加强催款函的力度。



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